VoIP-PBX – was ist das und wie wähle ich die beste Telefonanlage aus?

Die Verwaltung des Telefon-Supports ist keine einfache Aufgabe, daher ist es immer eine gute Idee, in Tools zu investieren, die den Prozess erheblich verbessern. Ein entsprechendes Telekommunikationssystem ist die absolute Grundlage für einen reibungslosen Betrieb nicht nur der Serviceabteilung oder des Call Centers, sondern auch des gesamten Unternehmens. Wie kann Sie die moderne VoIP-Zentrale von Thulium dabei unterstützen? Die Antwort geben wir Ihnen in diesem Artikel!

VoIP-Zentrale – was ist das und wie funktioniert sie?

Eine Telefonzentrale (umgangssprachlich auch “Zentrale” genannt) gehört zur Grundausstattung jeder Abteilung eines Call Centers, eines Contact Centers oder eines Kundendienstbüros. Als VoIP-Zentrale (Virtual over Internet Protocol) bezeichnet man eine virtuelle Telefonanlage, die die neuesten Technologien nutzt. Von der “klassischen” analogen Zentrale unterscheidet sie sich dadurch, dass alle Gespräche über das Internet und nicht über das Telefonnetz erfolgen. Die VoIP-Zentrale ist somit Teil der Gruppe der digitalen Zentralen.

Aufgrund der Benutzerfreundlichkeit und der Verwendung moderner Lösungen wird diese Lösung sowohl im privaten als auch im öffentlichen Sektor immer beliebter. Dank des Call Center-Service-Systems mit einer VoIP-Zentrale können alle Mitarbeiter der Abteilung gleichzeitig mit den Kunden telefonieren, ohne dass die Qualität der Kunden beeinträchtigt wird oder der Anruf verpasst wird. Darüber hinaus verwendet die VoIP-Zentrale die “Cloud”-Technologie, die den Zugriff auf alle notwendigen Daten an einem Ort ermöglicht. Für die Nutzung der VoIP-Zentrale in Ihrem Unternehmen brauchen Sie daher nur eine sichere Internet-Standleitung. Dies ist eine äußerst komfortable Lösung, die den Arbeitskomfort verbessert, mit der Sie die Infoline von jedem Ort aus bedienen können. Diese Lösung benötigt praktisch keine zusätzlichen Werkzeuge, um alle seine Funktionen effektiv erfüllen zu können.

VoIP-Zentralen – für wen?

Die VoIP-Zentralen sind eine ausgezeichnete Option für Unternehmen, die in jeder Branche tätig sind. Sie eignen sich hervorragend als Unterstützung in Call Center-Abteilungen, Contact-Center-Abteilungen oder Kundendienstbüros. Sie können sich als unschätzbare Hilfe erweisen, wenn die Anzahl der Anrufe, die Sie erhalten, sehr hoch ist und eine angemessene Warteschlange und Klassifizierung erfordert.

Das polnische Unternehmen Thulium bietet Lösungen für verschiedene Branchen an, u.a.: E-Commerce, Tourismus, Automotive, IT, Medizin, Inkasso, Logistik und Energiesysteme mit Photovoltaik. Dadurch werden Call Center-Systeme, die mit VoIP-Zentralen von Thulium ausgestattet sind, sich in jedem Unternehmen, für das eine hohe Qualität der Kundenkommunikation vom großen Wert ist, ideal bewähren.

Wie kann eine VoIP-Zentrale Sie in den einzelnen Branchen unterstützen?

• Logistik- und Beschaffungsbranche – die Besonderheit der Branche erfordert, dass Ihre Infoline immer einwandfrei funktioniert und sich flexibel an veränderte Gegebenheiten anpasst. Das von Thulium angebotene Call Center-Service-System mit einer VoIP-Zentrale eignet sich hervorragend für Logistik- und Beschaffungsunternehmen. Sie haben die Möglichkeit, regelmäßig mit Privat- und Geschäftskunden in Kontakt zu bleiben und die Kommunikation mit Lieferanten laufend zu koordinieren. Das Thulium-System ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Kommunikationskanäle zu organisieren und schnell Informationen zu überprüfen, z.B. im Zusammenhang mit Lieferungen oder aktuellen Speditionsaufträgen.

• E-Commerce- und Vertriebsbranche – die VoIP-Zentrale hilft Ihnen bei der Durchführung aktiver Maßnahmen, die mit allen Phasen des Einkaufsprozesses verbunden sind. Damit wird die Abwicklung von Bestellungen, Reklamationen und Rücksendungen einfacher denn je – mit Hilfe der VoIP-Zentrale können Sie erfolgreich die Bestellungen des Kunden verwalten und ihm alle notwendigen Informationen über das Angebot Ihres Shops geben. Der wichtigste Vorteil ist, dass Sie die Kundenhistorie in einem integrierten CRM überprüfen können, so dass Sie ein personalisiertes Gespräch führen können, das einen sehr positiven Eindruck beim Gesprächspartner hinterlässt. Die Möglichkeit der Integration mit externen Plattformen wie dem Baselinker ist eine zusätzliche Erleichterung für die Koordination des gesamten Einkaufsprozesses.

• **Medizinische Branche ** – Für die Gesundheit der Patienten ist es von entscheidender Bedeutung, ein angemessenes Call Center-Ticket-System zu haben. Mit Hilfe von Telefongesprächen werden u.a. Patientenregistrierungen oder Fernberatungen durchgeführt. Für viele Menschen ist die Fernberatung die einzige Möglichkeit, fachkundige medizinische Beratung zu erhalten, deshalb muss sichergestellt werden, dass das Call Center-System an die Besonderheiten und die Art der Kontakte in der Branche angepasst ist. Das Thulium-System ermöglicht einen schnellen und transparenten Einblick in die notwendigen Patientendaten, was die Registrierung und den Ablauf der Fernberatung erheblich vereinfacht. Es kann auch helfen, die Arbeit der Rezeption zu organisieren, die oft mehr als einen Kommunikationskanal bedient.

• Touristikbranche – Dank der VoIP-Zentrale ist der Kontakt mit Ihren Kunden für Sie sehr einfach und intuitiv. Die Planung der Reise und der Rückreise ist ein zeitaufwändiger und mehrstufiger Prozess für alle Beteiligten. Mit dem von Thulium bereitgestellten Call Center-System mit einer VoIP-Zentrale können Sie den Kunden in jeder Phase des Prozesses kontaktieren, ohne sich um Störungen oder technische Probleme kümmern zu müssen. Dies wird Ihnen helfen, die Erwartungen selbst der anspruchsvollsten Reisenden zu erfüllen und ihr Vertrauen in Ihr Unternehmen erheblich zu stärken. Sie haben auch die Möglichkeit, in ständigem Kontakt mit anderen Dienstleistern zu bleiben, wie z.B. den Transportunternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Vorteile der Nutzung einer VoIP-Zentrale in Ihrem Unternehmen

Die Entscheidung, eine VoIP-Zentrale in Ihr Unternehmen zu integrieren, kann sowohl kurzfristig als auch langfristig viele Vorteile bringen. Wie kann ein Call Center-System mit einer Thulium VoIP-Zentrale die Kundenerfahrung in Ihrem Unternehmen verbessern?

Hoher Integrationsgrad

Denken Sie auch daran, Ihr Augenmerk, neben der VoIP-Zentrale, auch auf die anderen Funktionen des jeweiligen Call Center-Systems zu achten und inwieweit es mit diesen integriert ist. Das von Thulium angebotene System verfügt über eine integrierte VoIP- und IVR-Zentrale, was den Benutzerkomfort erheblich erhöht und eine schnelle und effiziente Bedienung der Anrufe ermöglicht.

Darüber hinaus kann das Call Center-System von Thulium in externe Plattformen wie z.B. Allegro integriert werden. Die Möglichkeit, sie miteinander zu verbinden, ist äußerst vorteilhaft, da Sie so ein strukturiertes und harmonisiertes Netzwerk schaffen, in dem Sie intuitiv navigieren können. Außerdem entlastet es Sie von der manuellen Ausführung vieler notwendiger Operationen, wie z.B. Daten von einer Plattform auf eine andere zu übertragen. Integrierte Plattformen können diese Prozesse erfolgreich automatisch ausführen.

Bessere Arbeitskoordination und -organisation

Die VoIP-Zentrale ermöglicht dank der umfangreichen Funktionen der Anrufverwaltung ein hohes Maß an Koordination der Anrufe, auch bei einer großen Anzahl von Mitarbeitern und eingehenden Anrufen. Die Warteschlange für eingehende Anrufe ist sowohl für den Anrufer als auch für den Angerufenen eine äußerst nützliche Funktion. Die Person, die die Infoline bedient, übersieht dann im Eifer des Gefechts keine neue Meldung, und die Person, die in der Leitung wartet, weiß, wie viele Personen in der Warteschlange sind.

Das von Thulium bereitgestellte Call Center-System mit einer VoIP-Zentrale verfügt auch über die Möglichkeit, die Funktion IVR (Interactive Voice Responses) hinzuzufügen, die nicht nur das Bestimmen der Reihenfolge von Anrufen, sondern auch deren vorläufige Klassifizierung unterstützt. Die Klassifizierung neuer Meldungen sorgt dafür, dass jeder Anruf an die richtige Person geht, die für das jeweilige Problem zuständig ist. Darüber hinaus können Sie durch die Integration mit E-Commerce-Plattformen den Telefonverkehr entsprechend dem Status der letzten Kundenbestellung verwalten. IVR liest eine bestimmte Sprachnachricht vor und leitet den Kunden an eine spezielle Infoline-Warteschlange. Dies wirkt sich nicht nur positiv auf den Organisationsgrad der Arbeit in der gesamten Abteilung aus, sondern auch auf die Geschwindigkeit der Bearbeitung der Anliegen und die Zufriedenheit Ihrer Kunden.

Einfachere Raumorganisation

Das Call Center-System mit einer VoIP-Zentrale benötigt dank seiner digitalen Zentrale gleichzeitig keine große Anzahl physischer Hilfsmittel. Die physischen Werkzeuge, von denen der Betrieb der Telefonanlage abhängt, beanspruchen eine bestimmte Menge an Platz, was den freien Arbeitsraum erheblich reduziert. Dies kann zum Platzmangel oder zu Problemen bei der Aufbewahrung von Dokumenten führen. Der Einsatz digitaler Lösungen mit integrierter Cloud-Technologie ermöglicht eine viel einfachere Raumorganisation, da für den ordnungsgemäßen Betrieb keine große Anzahl physischer Geräte erforderlich ist. Ein besser organisierter Raum führt auch zu einer besseren Atmosphäre in der Abteilung. Dies wirkt sich positiv auf den Komfort Ihrer Mitarbeiter aus, so dass sie ihre Aufgaben viel effizienter und effektiver erfüllen können.

Hohe Qualität der Verbindungen

Darüber hinaus weisen viele Anbieter und Nutzer von VoIP-Diensten darauf hin, dass die Verbindungsqualität dank der Internetverbindung konstant hoch bleibt. Der Grund dafür ist, dass durch das Internet Störungen, die mit klassischen Telefonnetzen verbunden sind, wie z.B. Rauschen, Empfangsverlust oder Tonstörungen, vermieden werden können. Dies wirkt sich positiv auf den Verlauf aller Kundengespräche aus und erhöht somit die Zufriedenheit Ihrer Kunden mit der Servicequalität in Ihrem Unternehmen.

Höhere Rate der bearbeiteten Meldungen

Ein weiterer Vorteil der Einführung eines Call Center-Systems mit einer VoIP-Zentrale in Ihrem Unternehmen ist die Erhöhung der Anzahl der bearbeiteten Anliegen. Die Produkte von Thulium bieten nicht nur Unterstützung bei der Verwaltung von Support-Tickets, sondern bieten auch eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie unterbrochene Anrufe beenden und Kunden kontaktieren können, die den Anruf abgebrochen haben.

Ein Rückruf ist sehr wertvoll, da er nicht nur bei der Bearbeitung aller Anfragen, unabhängig von vorübergehenden Hindernissen, sondern auch bei der Pflege der Kundenbeziehungen hilft. Ein Kunde, der das Engagement eines Unternehmensvertreters sieht, wird mit mehr Sympathie an Ihre Marke denken und viel eher bereit sein, Ihre Dienste in Zukunft wieder in Anspruch zu nehmen.

Möglichkeit, von überall aus zu arbeiten

Ein unbestrittener Vorteil der VoIP-Telefonanlage ist, dass dank der Verwendung der Cloud-Technologie es Ihnen ermöglicht, von überall aus zu arbeiten. Unabhängig davon, ob die Mitarbeiter ihre Pflichten im Büro, von zu Hause oder von unterwegs erfüllen, können sie Anrufe ohne Störungen in der Leitung und ohne Unannehmlichkeiten erledigen.

Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Kundendienst oder Ihr Call Center im Remote- oder Hybridbetrieb arbeitet, um zu vermeiden, dass die Qualität der Arbeit durch den Mangel an Tools, die in Ihrem Büro verwendet werden, beeinträchtigt wird. Dies ist ein unbestreitbarer Vorteil gegenüber klassischen Vermittlungsstellen, bei denen Gespräche über Telefonnetze anstatt über das Internet geführt werden.

Zusammenfassung

Die Wahl der richtigen Telefonanlage für Ihr Unternehmen ist eine äußerst wichtige Entscheidung, die sich auf die Qualität der Kundenbetreuung und den Komfort Ihrer Mitarbeiter auswirkt. Entscheiden Sie sich für bewährte, innovative Lösungen, damit Sie die Erwartungen Ihrer Kunden bestmöglich erfüllen können. Die von Thulium angebotenen Contact Center-Systeme erfüllen die steigenden Bedürfnisse moderner Unternehmer und eignen sich hervorragend für Ihr Unternehmen, egal in welcher Branche Sie tätig sind. Wenn Sie mehr Details erfahren möchten, vereinbaren Sie einen Termin für eine Thulium-Präsentation die von unseren Spezialisten vorbereitet wurde.