Ticketsystem – was ist das und wie funktioniert das Ticket-System?

Ticket-Systeme sind eine hervorragende Lösung für alle, die einen großen Wert auf einen effizienten Umgang mit E-Mails und anderen Kommunikationskanälen legen. Diese sind besonders hilfreich, wenn Sie erwägen, in Ihrem Unternehmen ein Contact Center zu eröffnen, da sie es ermöglichen, alle Schritte der Kundenkommunikation effizient zu managen. Was ist ein Ticketsystem und welchen Nutzen kann es für Ihr Unternehmen haben? Wir beantworten Ihnen die Frage in diesem Artikel.

Was ist ein Ticket-System?

Als Ticketsystem wird ein modernes System zur Bearbeitung von Kundenanfragen (Probleme, Bestellungen, Reklamationen) bezeichnet. Das System sammelt Kundenanfragen aus allen Kommunikationskanälen – Infoline, E-Mails, Chats, FB Messenger oder Chatbot. Das Wort Ticket bedeutet im Englischen einfach ein Ticket oder eine Plakette. Im Ticketsystem wird jede neue Meldung, die auf Ihrem Kommunikationskanal erscheint, mit einer Art “Plakette” (Ticket) versehen, die sowohl die Identifizierung als auch den gesamten Bearbeitungsprozess erheblich erleichtert.

Das Ticket enthält alle notwendigen Informationen über den Fall des Kunden. Es wird automatisch in eine Warteschlange oder eine der Warteschlangen für die Bedienung platziert. Dadurch wird vermieden, dass mehrere Personen eine Meldung verpassen oder eine Meldung gleichzeitig bearbeiten. Jeder Mitarbeiter führt nur seine Aufgaben aus und hat dabei einen umfassenden Einblick in die gesamte Geschichte des Kundenkontakts.

Das Ticket-System ist somit die optimale, umfassende Lösung, die es Ihnen ermöglicht, die Angelegenheiten Ihrer Kunden in einer geordneten Art und Weise und im Einklang mit dem vorher festgelegten Plan zu bearbeiten. Durch den hohen Automatisierungsgrad wird die Notwendigkeit der Arbeitsorganisation von den Schultern der Mitarbeiter genommen, was ihnen mehr Zeit und Raum für die richtige Kommunikation mit den Kunden verschafft.

Ticketsystem – für wen?

Das Ticketsystem eignet sich hervorragend für jedes Unternehmen, unabhängig von der Branche. Diese Lösung wird nicht nur von Großunternehmen, sondern auch von Klein- und Mittelbetrieben gerne gewählt. Ticket-Systeme eignen sich hervorragend als Einrichtungsgegenstand in Kundendienst- und Contact Center-Abteilungen, in denen der Kontakt zwischen Kunden und Unternehmen über mehrere Kommunikationskanäle erfolgt. Sie sind besonders nützlich, wenn Sie Bestellungen ausführen, Probleme oder Unregelmäßigkeiten melden oder Reklamationen und Rücksendungen bearbeiten.

Ticketsysteme – Vorteile für Ihr Unternehmen

Die Implementierung eines Ticket-Systems in Ihrem Unternehmen bringt viele Vorteile, sowohl kurz- als auch langfristig. Eine der wichtigsten ist die Verbesserung der Qualität des Kundenkontakts und die Schaffung eines positiven Images Ihres Unternehmens bei den Verbrauchern. Warum sollten Sie sich für diese Lösung entscheiden?

Bessere Organisation der Ticketbearbeitung

Dank der Einführung des Ticketsystems in Ihrem Unternehmen erhalten Sie die Sicherheit einer guten Organisation der E-Mail-Bedienung. Ticket-Systeme eignen sich hervorragend für kurzfristige und langfristige Planungen. Sie machen die täglichen Aufgaben viel einfacher und strukturierter, da alle Aufgaben für die Mitarbeiter in einem System sichtbar sind.

Jeder Mitarbeiter kann somit sehr schnell überprüfen, welcher Teil der Anfragen bereits von ihm und anderen Teammitgliedern bearbeitet wurde und welcher Teil noch bearbeitet werden muss. Es sind keine zusätzlichen Konsultationen innerhalb der Abteilung oder mit externen Mitarbeitern, z.B. dem Manager, erforderlich, was den gesamten Prozess erheblich vereinfacht.

Zeitersparnis

Das Ticketsystem ermöglicht nicht nur eine bessere Organisation der Ticketbearbeitung, sondern spart Ihren Mitarbeitern auch viel Zeit. Die Planung der Arbeit, die Aufteilung der zu erledigenden Aufgaben und deren Abrechnung kann eine sehr zeitaufwendige Angelegenheit sein. Glücklicherweise erspart Ihnen die Implementierung eines Ticket-Systems die selbstständige Organisation von E-Mail- und anderen Kontaktwegen – die Mitarbeiter des Kundendienstes oder des Contact Centers müssen dies auch nicht untereinander abstimmen. Dank des hohen Automatisierungsgrades ermöglicht das Ticketsystem eine blitzschnelle Organisation der Aufgaben. Die eingesparte Zeit und Energie kann somit in die Interaktion mit den Kunden investiert werden. Je mehr Zeit und Aufmerksamkeit ein Mitarbeiter einem einzelnen Ticket widmen kann, desto besser wird der Kontakt zum Kunden sein. Dies wirkt sich positiv auf die Meinung des Kunden über die Qualität des Service aus, was dazu führt, dass er Ihr Angebot in Zukunft wieder nutzen wird.

Sehen Sie, wie der Shop majowo.pl die Zeit der Kundenbetreuung durch Nutzung des Ticket-Systems verkürzt hat.

Möglichkeit der Teamarbeit

Die Ticketsysteme sind perfekt auf die Besonderheiten der Teamarbeit in der Kundenkommunikation abgestimmt. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf die notwendigen Informationen und eine Liste ihrer Aufgaben, so dass die Arbeitsteilung reibungslos verläuft und keine weiteren Vereinbarungen erforderlich sind. Ein weiterer Pluspunkt ist die hohe Automatisierung des gesamten Prozesses.

Das Ticket-System ermöglicht auch das Ergreifen von Maßnahmen in Situationen, die den Arbeitnehmern unter anderen Umständen unangenehm erscheinen könnten. Mit dem Zugriff auf alle notwendigen Daten kann jedes Teammitglied Anfragen von Kunden entgegennehmen, die zuvor von anderen Personen betreut wurden. Dadurch werden Verzögerungen und lange Unterbrechungen vermieden, z.B. wenn die Person an diesem Tag nicht arbeitet oder nicht zur Arbeit erscheinen konnte.

Geringeres Fehlerrisiko

Ein weiterer Vorteil der Einführung eines Ticketsystems in Ihr Unternehmen ist das geringere Risiko von Fehlern durch Ihre Mitarbeiter, die die Tickets bearbeiten. Wenn es kein einheitliches System gibt, das Tickets ordnet und in die Warteschlange einreiht, kann es leider sehr häufig vorkommen, dass ein Ticket übersehen wird oder dass mehrere unabhängige Mitarbeiter gleichzeitig dieses bearbeiten.

Das Ticketsystem vermeidet solche Unannehmlichkeiten, da das gesamte Team die aktuellen Tickets und die damit verbundenen Aufgaben einsehen kann. Jeder Mitarbeiter nimmt daher seine eigenen Aufgaben wahr, die ihm vom System übertragen werden, und kann seinen Fortschritt und das Tempo seiner Arbeit auf dem Laufenden halten.

Darüber hinaus werden die Mitarbeiter keine Doppelarbeit leisten. Wenn der Berater bereits eine Anfrage bearbeitet, wird dies einer anderen Person im System angezeigt. Darüber hinaus hat sie auch Zugriff auf den Inhalt, den der betreuende Berater einträgt.

Hoher Automatisierungsgrad

Dank des hohen Automatisierungsgrades ermöglicht das Ticketsystem eine effiziente Bearbeitung der Anfragen, ohne dass die Mitarbeiter ständig eingreifen müssen. Durch die automatische Bearbeitung von Support-Tickets ist es nicht notwendig, eine große Anzahl von Mitarbeitern in den gesamten Kundenservice einzubeziehen. Dies ermöglicht es, die Arbeit der gesamten Abteilung langfristig zu verbessern, da jeder Einzelne seine volle Aufmerksamkeit auf die ihm zugewiesenen Aufgaben richten kann. Dies wirkt sich positiv auf die Effizienz und Leistung Ihrer Mitarbeiter aus und hilft ihnen, sich ohne technische Störungen auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Integration mit anderen Tools

Kundentickets sind einer der Kontaktkanäle, und für einen guten Kundenservice zählt ein ganzheitlicher Service. Die Integration von E-Mails, Telefonen, Chats und Gesprächen über den Facebook Messenger ist der beste Weg zu einem umfassenden Kundenservice. Alle Kanäle sollten sich gegenseitig ergänzen und so ein breites Spektrum an Kommunikationsbedürfnissen abdecken.

Sie können Ihr Kundensupportsystem auch in verschiedene externe Plattformen integrieren, die Sie täglich nutzen. Dadurch können Sie den Datenfluss zwischen beiden Plattformen erheblich vereinfachen und optimieren, ohne die Daten manuell verschieben zu müssen. So sparen Sie viel Zeit, die für die richtige Kommunikation mit Ihren Kunden aufgewendet werden kann.

###Integrierte Analysetools

Das Ticketsystem verfügt nicht nur über Tools, die eine effiziente Bearbeitung der Anfragen ermöglichen, sondern auch über integrierte Analyse-Tools. Die Berichte über die Ergebnisse der Arbeit des Teams sind – für die Entwicklung und Schaffung eines positiven Images der Firma - voll von äußerst wertvollen Informationen. So müssen Sie keine separate Software für die Analyse der Ergebnisse Ihrer Abteilung suchen – die integrierten Funktionen des Ticket-Systems erfüllen Ihre Anforderungen perfekt.

Die Analyse der Ergebnisse ist ein wichtiges Element, um die Qualität der Arbeit im Contact Center oder im Kundendienst zu bewerten. Dank ihr können Sie sich u.a. mit der reellen Leistungsfähigkeit und Effektivität Ihrer Mitarbeiter vertraut machen und das Niveau der Kundenzufriedenheit mit dem Service überprüfen. Diese wertvollen Erkenntnisse können Ihnen helfen, zukünftige Ziele zu setzen und Ihre Mitarbeiter bei der Entwicklung ihrer Kompetenzen und Fähigkeiten zu unterstützen, z.B. durch Workshops oder Schulungen. Im Thulium-System wird diese Arbeit durch den Ticket-Bericht erleichtert, der einen Einblick in die wichtigsten Kennzahlen der Tickets gibt.

Kundenzufriedenheit

Einer der wichtigsten Vorteile, die die Einführung eines Ticket-Systems in Ihrem Unternehmen mit sich bringt, ist die Steigerung der Kundenzufriedenheit. Kunden, die sehen, dass die Mitarbeiter voll in das Gespräch eingebunden sind, alle notwendigen Informationen über sie haben und die Anfragen immer entgegennehmen, werden viel eher bereit sein, das Angebot Ihres Unternehmens in Zukunft zu nutzen. Sie können auch viel eher bereit sein, ein positives Feedback mit Ihren Liebsten oder im Internet zu teilen, wodurch Ihr Unternehmen mehr Kunden gewinnt.

Ticket-System für Ihre Branche

Unabhängig davon, in welcher Branche Sie tätig sind, werden Ticket-Systeme perfekt an die jeweiligen Gegebenheiten angepasst. Thulium ist bestrebt, den Anforderungen moderner Technologien an den Kundenservice gerecht zu werden und bietet Ihnen flexible, umfassende Produkte, die Ihnen und Ihren Mitarbeitern die alltäglichen Aufgaben erheblich erleichtern.

Thulium bietet Lösungen für verschiedene Branchen an, die auf ihre Besonderheiten zugeschnitten sind, u.a. für E-Commerce, Tourismus, Automotive, IT, Medizin, Recht, Logistik und Versorgung sowie Energiesysteme mit Photovoltaik. Wie kann Sie das Thulium-Ticket-System am Beispiel ausgewählter Branchen unterstützen?

E-Commerce-Branche und Vertrieb

Das Ticket-System ist die perfekte Lösung für die E-Commerce-Branche und die Abwicklung des Verkaufsprozesses. Damit können Reklamationen, Rücksendungen und Bestellungen über jeden integrierten Kommunikationskanal bearbeitet werden Der Kunde kann also seinen bevorzugten Kontaktweg wählen. Fragen, die nur eine kurze, aussagekräftige Antwort benötigen, können Sie erfolgreich bearbeiten, z.B. über den Chat oder den eingebauten Messenger in Ihren sozialen Medien. Der einfache Zugang zu allen notwendigen Informationen hilft Ihnen, die Erwartungen Ihres Gesprächspartners besser zu erfüllen, was sich positiv auf seine Erfahrung mit Ihrem Unternehmen auswirkt und ihn ermutigt, in Zukunft erneut zu kaufen.

Tourismusbranche

Dank des Ticketsystems koordinieren Sie erfolgreich alle Schritte der Reise- und Tourenplanung über Ihre Kommunikationskanäle. Der ständige Kontakt mit den Kunden und Anbietern anderer Dienstleistungen, wie z.B. Transportdienstleistungen, wird sehr einfach und übersichtlich sein, selbst wenn mehrere Kommunikationskanäle gleichzeitig genutzt werden. Dies vermeidet organisatorisches Chaos und wirkt sich positiv auf das Image Ihres Unternehmens bei den Verbrauchern aus.

Medizin-Branche

Das Ticketsystem ist eine hervorragende Möglichkeit, die Mitarbeiter des Empfangs, z.B. Kliniken oder Facharztpraxen, zu entlasten. Dank der Unterstützung mehrerer Kommunikationskanäle und der Möglichkeit der Integration mit externen Plattformen können Sie alle Informationen, die Sie für den reibungslosen Betrieb Ihrer Einrichtung benötigen, effizient organisieren. Es ist auch eine äußerst komfortable Lösung für die Patienten, die dank der Implementierung des Ticket-Systems viel schneller professionelle medizinische Beratung erhalten und alle ihre Zweifel zerstreuen können.

Die obigen Beispiele zeigen, dass das Ticket-System ein hervorragendes Werkzeug ist, um mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben, unabhängig davon, welchen Bereich Ihr Unternehmen abdeckt. Thulium passt sich flexibel an jede Branche an, die Sie unterstützen, um die Kundenbeziehungen in Ihrem Unternehmen so effizient wie möglich zu gestalten.

Zusammenfassung

Das Ticketsystem ist eine hervorragende Lösung für alle Unternehmen, die eine gute Organisation der Ticketbearbeitung schätzen. Es ermöglicht Ihnen, die Arbeitsweise Ihres Unternehmens an die steigenden Erwartungen Ihrer Kunden anzupassen und sich mit modernen, intelligenten Tools an eine sich ständig verändernde Welt anzupassen. Die Wahl des Ticketsystems ist eine gute Entscheidung, unabhängig von den Besonderheiten Ihrer Branche. Wenn Sie mehr wissen möchten, vereinbaren Sie einen Termin mit unserem Berater, der Ihnen die Möglichkeiten von Thulium zeigt. Dies ist eine großartige Möglichkeit, live zu sehen, wie das Ticketsystem Ihr Geschäft unterstützen kann.