Silos informacyjny w firmie: jak go rozwiązać?

Wraz ze wzrostem firmy, zwiększa się także liczba działów, czy osób odpowiedzialnych za zarządzanie zespołami. Ilość informacji i danych również staje się coraz większa, a co za tym idzie, pojawia się trudność w ich skutecznym przekazywaniu.

Poprzedni rok uświadomił nam, jak istotna jest dobra komunikacja w naszej firmie, w obrębie teamu, ale także pomiędzy działami. Przejście na pracę zdalną pozwoliło spojrzeć na przekazywanie informacji w nieco inny sposób. Wiele firm musiało przekształcić sposób kontaktu i zmodyfikować go, aby zachować efektywność działania, pomimo pracy na odległość.

Czy rola współpracy między działami jest istotna dla ogólnych celów organizacji? Jak praca z domu, przy źle zorganizowanej komunikacji może wpłynąć na funkcjonowanie całej firmy? Czym są silosy informacyjne oraz jak je rozwiązać? Odpowiedzi na te pytania znajdziesz w poniższym artykule.

Czym jest silos informacyjny?

Są to systemy, które na różny sposób izolują od siebie pracowników. W firmach dzielimy zatrudnione osoby na zespoły, osobne oddziały w innych miastach, a obecnie nieunikniona stała się praca zdalna. Prowadzi to do powstawania barier utrudniających lub uniemożliwiających komunikację. W konsekwencji możemy zaobserwować spadek efektywności oraz wydajności pracowników, a co za tym idzie — całej firmy.

Predyktorami powstawania silosów jest duża liczba pracowników oraz liczba poszczególnych działów. Im większa firma, tym trudniejsza komunikacja związana właśnie z powstawaniem silosów informacyjnych. Jednak małe, nowe firmy również nie zawsze są w stanie od nich uchronić.

Silosy informacyjne to nie konkretne działy i zespoły, a raczej sposób, w jaki pracują i komunikują się między sobą. Odizolowanie się teamu, ograniczenie przekazywania danych, nieporozumienia… to „objawy” powstawania silosów, na które należy szybko zareagować!

Jak rozwiązać silos informacyjny?

Zaangażowanie w organizację

Dbanie o zaangażowanie naszych pracowników jest niezwykle istotne. Może się to odbywać na różnych płaszczyznach. Zaangażowani możemy być w wykonywaną pracę (tutaj najważniejsze są zadanie, które wykonujemy). Kolejnym rodzajem zaangażowania jest oddanie się samemu zawodowi, jako pasji. Świetnym przykładem na to są lekarze czujący powołanie, czy nauczyciele, którzy lubią pracować z dziećmi. Kolejnym rodzajem zaangażowania jest to, które obejmuje oddanie się całej organizacji. Skąd to rozróżnienie? W języku angielskim samo słowo „zaangażowanie” ma 3 odpowiedniki: engagement, involvement oraz commitment.

Dla rozwiązywania silosów informacyjnych najważniejszy jest ten ostatni aspekt zaangażowania w organizację (z ang. commitment). Dlaczego jest ona tak istotna? Brak wspólnych celów i zaufania do idei stojącej za działaniami firmy będzie skutkował znacznym spadkiem wydajności pracowników oraz problemami komunikacyjnymi. Zespoły nie będą miały kontaktu, zacznie brakować informacji zwrotnej, co może prowadzić do powielania zadań i poważnych komplikacji w konkretnych projektach.

Jak zadbać o utrzymanie zaangażowania naszych pracowników w organizację?

Świetnym pomysłem mogą okazać się konkursy, czy zadania dla pracowników, dotyczące funkcjonowania całej firmy. Załóżmy, że zarządzamy siecią kawiarni i chcemy zaangażować baristów. Możemy organizować comiesięczne zadania np. pomysł na nowy napój, wydarzenie, czy deser. Wygrane osoby możemy nagradzać symboliczną premią lub biletem do kina. Będzie to sposób na zabawę, ale także pozwoli pracownikom, niezależnie od ich codziennej specjalizacji, zaangażować się i realnie wpłynąć na to, co dzieje się w firmie.

Niezbędne jest także dbanie o klimat organizacyjny. Musi być przyjazny, ale przede wszystkim jasny i otwarty dla wszystkich. Możesz zrobić to za pomocą przejrzystego systemu premiowego, do którego każdy ma wgląd. Pozwoli to na zwiększenie zaufania do firmy i dodatkowo wzmacnia zaangażowanie w wykonywane zadania.

Sprawdź także, jak czują się w firmie Twoi pracownicy. Możesz zebrać anonimowe ankiety (stacjonarnie lub zdalnie) na temat wymagań w pracy. Jeśli pracownicy zgłoszą, że dostrzegają problem np. zbyt dużej presji, możesz interweniować. Sprawdzą się rozmowy 1:1, a w przypadku osoby na wyższym stanowisku warto także zaproponować coaching nakierowany na ustalenie celów i motywacji w wykonywanej pracy.

Współpraca

Współpraca pomiędzy działami to podstawa dobrze funkcjonującej organizacji. Musisz pracować nad tym, aby każdy team miał ten sam zasób informacji. Dlaczego? Silosy zaczynają się tworzyć, gdy pracownicy wykazują większą lojalność wobec managera niż całej firmy. Jeśli chcesz temu zaradzić, zespoły muszą komunikować się między sobą i na bieżąco współpracować.

Przejrzystość działania firmy i współpraca między działami to podstawa jej dobrego funkcjonowania. Jeżeli każdy team będzie posiadał takie same informacje, łatwiej o poczucie wspólnego celu i odpowiedzialności w obrębie całej firmy. Gromadzenie danych w tylko jednym zespole przestanie mieć miejsce, jeśli każdy pracownik będzie rozumiał co dzieje się w innych działach i do czego mogą wykorzystać konkretne dane.

Zarządzanie

Przywódca, kierownik, manager… to oni są głowami konkretnych zespołów oraz często przyczyną powstawania silosów informacyjnych. Zespół kierowniczy powinien być skoncentrowany na nadrzędnych celach całej firmy. Muszą zjednoczyć się w ich osiąganiu i traktować swoje stanowiska jako łącznik między innymi działami, a pracownikami teamu, którym zarządzają. Zespół musi podążać za nim, a w ogólnym rozrachunku przyczyniać się do osiągania celów całej firmy.

Jak zadbać o stworzenie środowiska, które umożliwi im komunikację oraz swobodę wyrażania zdania? Cały zespół kierowniczy musi mieć poczucie, że dysponują tą samą wiedzą co współpracownicy oraz że ich pomysły, czy opinie są brane pod uwagę. To oni mają największą wiedzę na temat tego, co dzieje się w teamach, którym przewodzą. Muszą z jednej strony dbać o pracowników, ale także stawiać sobie te same cele, co inni kierownicy (nadrzędne cele firmy).

Szkolenia

Jeśli chcesz zadbać o wcześniej wspomnianą współpracę i środowisko do komunikacji, zdecyduj się na organizację szkoleń. Spotkania kreatywne zespołu powinny być prowadzone przez facylitatora spoza firmy. Dzięki temu każdy może wykazać się w równym stopniu swoją kreatywnością, nie są oceniani przez przełożonych. Podczas szkoleń budują się również dobre relacje między członkami zespołu. Wspólny cel, ustalenie planu działania i późniejsza realizacja projektu w skali mikro, przełoży się na pracę w realnym środowisku. Pozwoli to na wzrost zaangażowania zarówno w swoją pracę, jak i samej organizacji.

Warto również zainwestować w szkolenia, które umożliwią kontakt pracowników z różnych działów. Dzielenie się wiedzą, rozwój zawodowy, czy zwiększenie zasobu informacji od współpracowników to tylko kilka zalet organizowania międzydziałowych szkoleń. Teamy zaczynają także lepiej rozumieć, jak działa firma i czym konkretnie zajmują się osoby, z którymi nie pracują na co dzień. Szkolenia to także świetny pomysł na poprawę wizerunku organizacji. Zobaczenie działania firmy z innej perspektywy pozwoli na zwiększenie zaangażowania pracowników w organizację.

Narzędzia

Jeżeli chcemy utrzymać świetną komunikację między działami oraz kierownikami, musimy zainwestować w odpowiednie narzędzia. Musimy zadbać o to, aby pracownicy mogli korzystać ze wspólnych programów do przekazywania zadań, informacji, czy danych na temat klientów. Dzięki temu unikniemy dodatkowych maili, czyli rozbieżności danych w różnych teamach.

Dane to klucz do najwyższej jakości obsługi klienta! Zatem praca w silosach informacyjnych może bardzo negatywnie wpłynąć na zadowolenie naszych klientów. Musimy zadbać o sprawny przepływ informacji, szczególnie w działach customer service. Konsultanci powinni mieć dostęp do danych na temat poprzednich rozmów z klientami, aby łatwiej i szybciej rozwiązać ich problem podczas kontaktu. Nie będzie to możliwe, jeśli nie zapewnimy odpowiedniego narzędzia, które umożliwia zbieranie danych z wszystkich kanałów komunikacyjnych w jednym panelu.

Powinniśmy także zainwestować w narzędzia, które umożliwiają planowanie zadań, czy usprawniają komunikację. Warto zadbać też o wspólne kanały komunikacji między działami, nie tylko skupiać się na osobnych projektach. Dzięki temu każdy team zna zadania innego działu i dysponuje wiedzą na temat ogólnego celu konkretnego projektu.

Jak zorganizować pracę zdalną unikając silosów informacyjnych?

Praca zdalna może mieć duży wpływ na tworzenie się silosów informacyjnych. Powodem jest komunikacja tylko wewnątrz działów i pomiędzy pracownikami, którzy pracują ze sobą na co dzień. Utrudniony kontakt jest głównym czynnikiem tworzenia się tylko wewnętrznych rozmów w zespołach i zanikania zebrań, konwersacji na forum całej firmy.

Musimy zadbać o stały kontakt pomiędzy kierownikami i pracownikami różnych działów. Nie muszą być to jednak codzienne calle! Dbając o komfort pracy, powinniśmy zdecydować się na narzędzia, umożliwiające sprawny przepływ informacji bez konieczności zwoływania zebrań każdego poranka. Sprawdzi się zostawianie komentarzy, poruszanie ważnych tematów na kanałach ogólnodostępnych dla wszystkich pracowników, czy wspólne skrzynki mailowe.

Podczas pracy zdalnej wciąż powinniśmy kontrolować efektywność obsługi klienta - nie tylko pojedynczych pracowników, ale także całych zespołu i firmy. Feedback dostarczany na bieżąco jest motywacją oraz czynnikiem powodującym większe zaangażowanie zarówno w pracę, jak i całą organizację. Umożliwią to narzędzia, które oferują podgląd całych działów w czasie rzeczywistym.

Musimy stworzyć także zdalny ekosystem pracy. Różne działy = różne zadania. Jak zatem dobrze dograć współpracę między zespołami? Integruj narzędzia, umożliwiając tym samym szybki i efektywny przepływ danych.

Podsumowanie

Silosy informacyjne mogą powstawać w ogromnych korporacjach (są tam zjawiskiem częstszym), natomiast nawet małe firmy mogą spotkać się z tym problemem. Brak przepływu informacji, spowodowany rozdzieleniem pracowników na różne zespoły, czy oddziały staje się z roku na rok coraz większym problemem.

Rozwiązanie silosów informacyjnych jest niezwykle istotne dla funkcjonowania całej organizacji. Możesz zrobić to, wspomagając pracowników i dbając o ich zaangażowanie w organizację. Organizuj konkursy, zapewnij przejrzysty klimat organizacyjny oraz na bieżąco kontroluj nastroje swoich pracowników.

Poprawa współpracy między działami to podstawa rozwiązywania silosów informacyjnych. Musisz dbać o to, aby każdy zespół miał do dyspozycji te same dane i informacje. Dzięki temu unikniesz spięć i nieporozumień. Pracownicy muszą wiedzieć, co robią inne działy oraz do czego informacje są im potrzebne.

Wszystko opiera się na dobrym zarządzaniu. Kierownicy działów muszą być skoncentrowani na nadrzędnych celach firmy. Spełniają funkcję łącznika między kontrolą nad zadaniami pracowników teamu a holistycznym podejściem do projektu we współpracy z innymi kierownikami.

Szkolenia są świetnym sposobem na przełamanie granic pomiędzy pracownikami różnych działów oraz ich rozwój. To na nich można ustalić wspólny cel, sposoby działania oraz najlepsze formy komunikacji!

Inwestycja w dobre narzędzia jest niezwykle opłacalna. Ułatwią one przekazywanie informacji, komunikację oraz usprawnią pracę zdalną. Nie zapomnijmy także o stałej kontroli całych zespołów oraz o stworzeniu zdalnego ekosystemu pracy, dzięki któremu współpraca między działami będzie łatwiejsza.

Każda z przedstawionych rad może okazać się kluczem do rozwiązania silosów informacyjnych w Twojej firmie!